Οργανώστε τον Η/Υ σας και γλιτώστε χρόνο και χρήμα

Τρεις λύσεις για να αποφύγετε τις καθυστερήσεις όταν διαβάζετε emails και …τιτιβίσματα ή όταν προσπαθείτε να οργανώσετε διάσπαρτα αρχεία και σημειώσεις

του Θάνου Τσίρου

Δεδομένου ότι ο χρόνος είναι χρήμα, αν καταφέρετε να εξοικονομήσετε μερικές ώρες μηνιαίως οργανώνοντας καλύτερα τη ζωή σας, είναι βέβαιο ότι θα αισθάνεστε κερδισμένοι είτε το κέρδος αυτό μεταφράζεται σε πρόσθετα ευρώ στην τσέπη σας, είτε απλώς σε αύξηση του βαθμού ικανοποίησης.

Δεδομένου ότι το να προσλάβετε προσωπική γραμματέα δεν αποτελεί πάντοτε λύση, η δουλειά μπορεί να γίνει μέσω …λογισμικού. 

Πρώτη λύση

Οργανώστε αρχεία και σημειώσεις. Εχετε αναλογιστεί πόσο χρόνο χάνετε αναζητώντας ένα συνημμένο σε κάποιο email που θυμηθήκατε ότι σας είναι απαραίτητο; Πόση ώρα καθυστερείτε προσπαθώντας να βρείτε μια ιστοσελίδα στην οποία διαβάσατε κάτι ενδιαφέρον αλλά ξεχάσατε να την ενσωματώσετε στα «αγαπημένα»; Ψάχνετε ακόμη στα συρτάρια για την επαγγελματική κάρτα του στελέχους που συναντήσατε την προηγούμενη εβδομάδα και δεν μπορείτε να θυμηθείτε με τίποτα το τηλέφωνό του; Κρατάτε σημειώσεις αλλά είναι διάσπαρτες σε laptop, desktop tablet και κινητό;

Δεδομένου ότι το να προσλάβετε προσωπική γραμματέα δεν αποτελεί πάντοτε λύση, η δουλειά μπορεί να γίνει μέσω …λογισμικού.   Εφαρμογές υπάρχουν πολλές.

Δοκιμάσαμε το Evernote και σας προτείνουμε να κάνετε και εσείς τη δική σας δοκιμή. Αλλωστε, υπάρχει και δωρεάν έκδοση. Τι κάνει το συγκεκριμένο πρόγραμμα; Ενδεικτικά αναφέρουμε τα ακόλουθα:

• Σας επιτρέπει να «φωτογραφίζετε» μέσω του smartphone τις επαγγελματικές κάρτες που συγκεντρώνετε ύστερα από κάθε ραντεβού. Αυτομάτως, η κάρτα γίνεται «επαφή» στο κινητό και εσείς έχετε αρχειοθετημένα όλα τα στοιχεία, (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email, κινητό κλπ), τον τόπο στον οποίο συναντηθήκατε, τον χάρτη ακόμη και την εικόνα της κάρτας. Μάλιστα, το Evernote φροντίζει η πληροφορία να μην μείνει αποθηκευμένη στο κινητό σας αλλά να συγχρονιστεί αυτομάτως με όλες τις ηλεκτρονικές συσκευές που χρησιμοποιείτε (Η/Υ, tablet κλπ)
• Σας επιτρέπει να αρχειοθετείτε σκαναρισμένα κείμενα, ιστοσελίδες, αποσπάσματα ιστοσελίδων, διευθύνσεις στο διαδίκτυο, ακόμη και διάσπαρτα αρχεία που βρίσκονται αποθηκευμένα στον ηλεκτρονικό σας υπολογιστή.
• Σας δίνει τη δυνατότητα να συντάσσετε σημειώσεις, (με κείμενα, φωτογραφίες ακόμη και ήχο) και να ορίζετε υπενθυμίσεις ώστε να μην ξεχνάτε τίποτα.

Δοκιμάσαμε το Evernote και σας προτείνουμε να κάνετε και εσείς τη δική σας δοκιμή. Αλλωστε, υπάρχει και δωρεάν έκδοση

Η εφαρμογή έχει και premium έκδοση με περισσότερες δυνατότητες.

Μάλιστα, η Cosmote έχει ξεκινήσει συνεργασία με την Evernote (σ.σ εντάσσεται στο πλαίσιο διεθνούς συνεργασίας που έχει κλείσει η Evernote με την Deutsche Telecom) και δίνει στους συνδρομητές της τη δυνατότητα να κάνουν χρήση της επαγγελματικής έκδοσης για έξι μήνες χωρίς πάγιο (σ.σ μετά τους 6 μήνες υπάρχει πάγιο πέντε ευρώ).

Δεύτερη λύση

Οργανώστε το Inbox. Κατά πάσα πιθανότητα και στο δικό σας inbox καταφτάνουν άπειρα emails τα οποία δεν θέλετε να βλέπετε μπροστά σας, τουλάχιστον όχι στις ώρες αιχμής. Newsletters, διαφημιστικά, μηνύματα από το facebook ή το twitter δεν χρειάζεται να ανακατεύονται με τα επαγγελματικά μηνύματα που χρίζουν άμεσης διευθέτησης. Τι μπορείτε να κάνετε; 

Αν δεν θέλετε να «εκπαιδεύσετε» τον λογαριασμό σας (π.χ το gmail επιδέχεται εκπαίδευσης αλλά αυτό απαιτεί χρόνο) μπορείτε να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα που να κάνει τη δουλειά για εσάς.

Χαρακτηριστικό παράδειγμα, το SaneBox το οποίο «σκανάρει» τα emails σας και τα κατατάσσει αυτόματα σε φακέλους.

Αν δεν θέλετε να «εκπαιδεύσετε» τον λογαριασμό σας μπορείτε να εγκαταστήσετε ένα πρόγραμμα που να κάνει τη δουλειά για εσάς

Για παράδειγμα, μηνύματα από το Facebook και το Twitter θα τα δείτε σε έναν φάκελο ενώ τα πολύ παλιά emails σε έναν διαφορετικό. Κάντε χρήση της υπηρεσίας. Οι εμπνευστές της, υποστηρίζουν ότι θα κερδίσετε πολλές ώρες δουλειάς. Υπάρχει και δωρεάν δοκιμαστική περίοδος δύο εβδομάδων ενώ μετά θα χρειαστεί να πληρώνετε ένα ποσό το οποίο ξεκινάει από τα πέντε ευρώ τον μήνα.

Τρίτη λύση

Διαχείριση του twitter σημαίνει κέρδος χρόνου. Διότι καλή η επίσημη ιστοσελίδα αλλά δεν σας δίνει πολλές δυνατότητες. Μπορεί να θέλετε να παρακολουθείτε ξεχωριστά κάποιους λογαριασμούς.

Δοκιμάστε το tweetdeck. Μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να παρακολουθείτε πολλούς λογαριασμούς ταυτόχρονα σε κολώνες ενώ η ανανέωση των μηνυμάτων γίνεται αυτόματα.